Jeden z największych dostawców energii elektrycznej w Europie Wschodniej (szczegóły objęte umową o zachowaniu poufności), z którym współpracuje MaxBill, aktywnie wdraża innowacyjne podejście do obsługi zarówno klientów indywidualnych, jak i korporacyjnych. Jednym z kluczowych kierunków rozwoju firmy jest transformacja cyfrowa, w szczególności usprawnienie procesów wystawiania rachunków, aktów oraz faktur podatkowych dla przedsiębiorstw przemysłowych i segmentu komercyjnego. Jest to szczególnie istotne w warunkach przejścia na rozliczenia godzinowe, indywidualne umowy i dynamiczne ustalanie cen.
Wyzwania i problemy
Dostawca stanął przed szeregiem powiązanych ze sobą wyzwań operacyjnych i księgowych w pracy z klientami, których umowy zawierają indywidualne parametry zużycia i specyficzne warunki płatności:
- Rozliczanie zużycia według godzin: rozliczenia są dokonywane według wskaźników godzinowych. Często dane od operatorów systemów dystrybucji są dostarczane 8–9 dnia miesiąca, podczas gdy zgodnie z wymogami organu regulacyjnego rozliczenia muszą być zakończone do 10 dnia miesiąca.
- Konieczność częstych przeliczeń: z powodu opóźnień w dostarczaniu danych i ciągłych korekt zużycia konieczne jest szybkie przeliczanie tysięcy punktów rozliczeniowych.
- Duża liczba rachunków: w średnich i dużych przedsiębiorstwach liczba rachunków i faktur korygujących rośnie bardzo szybko, co stanowi obciążenie dla procesów wewnętrznych.
- Złożona logika umów: umowy zawierają indywidualne współczynniki, kary, mnożniki i formuły ustalania cen, które należy dokładnie uwzględnić.
- Dokumentacja regulacyjna: wymogi podatkowe przewidują terminowe i prawidłowe sporządzanie wszystkich dokumentów sprawozdawczych, w szczególności faktur podatkowych i aktów.
Strategia transformacji biznesu
Jak zwiększyć dokładność i szybkość procesu fakturowania w segmencie korporacyjnym?
Aby sprostać tym wyzwaniom i przygotować się na dalsze zmiany na rynku, przedsiębiorstwo energetyczne wdrożyło system rozliczeniowy MaxBill rozwiązanie, które pozwala zautomatyzować księgowość, zarządzanie umowami i fakturowanie w segmencie komercyjnym i przemysłowym.
Kluczowe elementy wdrożenia:
- Zautomatyzowane przeliczanie: logika MaxBill pozwala szybko przetwarzać dane dotyczące godzinowego zużycia z tysięcy punktów pomiarowych, nawet gdy informacje napływają z opóźnieniem.
- Ceny oparte na kontraktach: indywidualne warunki — kary, współczynniki, formuły — są konfigurowane bezpośrednio w systemie, co zapewnia automatyczne i przejrzyste obliczanie kosztów.
- Tworzenie dokumentacji: MaxBill automatycznie generuje prawidłowe faktury podatkowe, rachunki i dokumentację towarzyszącą z pełną identyfikowalnością.
- Skalowalność korekt: zmiany w zużyciu w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca można łatwo wprowadzić do systemu bez ryzyka zakłócenia harmonogramu wystawiania rachunków.
Wyniki i efekty
- Szybkie i dokładne naliczanie: pomimo opóźnień w otrzymywaniu danych od operatorów systemów dystrybucji, przedsiębiorstwo energetyczne wystawia rachunki na czas i z dużą dokładnością.
- Zmniejszenie obciążenia zespołów operacyjnych: automatyzacja znacznie zmniejszyła potrzebę ręcznych przeliczeń i poprawek.
- Poprawa obsługi klientów: klienci otrzymują zrozumiałe rachunki, które w pełni odpowiadają ich rzeczywistemu zużyciu i warunkom umowy.
- Pełna zgodność z wymogami organu regulacyjnego: dokumenty podatkowe są generowane automatycznie i bez opóźnień.
- Gotowość do nowych modeli biznesowych: dzięki MaxBill przedsiębiorstwo energetyczne może wprowadzać dynamiczne taryfy, innowacyjne usługi i wspierać bardziej aktywne przejście Ukrainy na energię odnawialną.
Rozwiązując inne potrzeby biznesowe: należności
Oprogramowanie dla firm komunalnych MaxBill może pomóc przedsiębiorstwom energetycznym w skutecznym zarządzaniu należnościami dzięki:
- zautomatyzowanym i zindywidualizowanym procesom windykacyjnym;
- segmentacji klientów i spersonalizowanym strategiom;
- prognozowaniu ryzyka i modelowaniu scenariuszy;
- przejrzystej komunikacji;
- szczegółowej analityce i sprawozdawczości.
A więc w jaki sposób MaxBill pomaga w zarządzaniu należnościami?
Automatyzacja i konfigurowalne procesy robocze
MaxBill integruje rozwiązania do zarządzania długami z główną platformą rozliczeniową, umożliwiając tworzenie różnych scenariuszy windykacji należności według segmentów umów, schematów płatności i zasad biznesowych.
Automatyzacja powiadomień i przypomnień optymalizuje komunikację z klientami: system samodzielnie generuje przypomnienia i sygnały o zaległych płatnościach, a także wysyła rachunki zgodnie ze scenariuszem, co zmniejsza obciążenie operatorów.
Segmentacja i spersonalizowane podejście
MaxBill pozwala tworzyć wąskie segmenty klientów o różnej wrażliwości na zadłużenie — od dużych przedsiębiorstw po segment komercyjny — i dla każdej grupy konfigurować cykl życia zadłużenia, interwały interakcji oraz warunki płatności.
System gromadzi dane o zdolności kredytowej klientów za pośrednictwem zewnętrznych interfejsów API, co pozwala uwzględnić profil finansowy każdego klienta w celu precyzyjnego podejścia do windykacji.
Analityka i prognozy ML dla segmentu B2C
Dzięki modelom ML MaxBill można prognozować, którzy klienci są zagrożeni zadłużeniem, analizować kluczowe czynniki ryzyka oraz modelować różne scenariusze windykacji („what-if simulation”).
Pozwala to nie tylko reagować na istniejące zadłużenie, ale także działać profilaktycznie — szybko tworzyć optymalne strategie minimalizujące straty i zachowujące płynność finansową.
Podejście zorientowane na klienta
Dzięki potężnemu systemowi powiadomień i przypomnień klienci otrzymują jasne informacje o zadłużeniu oraz warunkach jego spłaty, co sprawia, że proces ten jest przejrzysty i „ludzki”.
Zmniejsza to ryzyko konfliktów, zwiększa poziom zaufania i obniża niezadowolenie wśród konsumentów średnich i dużych przedsiębiorstw.
Raporty w czasie rzeczywistym
System zapewnia szeroki zestaw raportów analitycznych dotyczących skuteczności windykacji, gromadzenia długów, segmentacji klientów oraz efektywności modeli, co pomaga działom finansowym szybko korygować strategie.
