Los clientes de MaxBill, aunque pertenezcan a la misma vertical o nicho, tienen sus propias especificidades. Esto implica que cada hoja de ruta para la implementación de un sistema de facturación SaaS B2B varía en función del tamaño del proyecto, su complejidad, presupuesto y alcance.
Sin embargo, en este artículo, nos proponemos explicar la metodología universal de MaxBill para proyectos de implantación rápida, basada en el enfoque SaaS «out-of-the-box». Es aplicable a proyectos en los que no es posible estimar con precisión el tamaño, o cuando es probable que los requisitos del proyecto evolucionen significativamente con el tiempo.
En este artículo encontrará una descripción de alto nivel de las actividades del proyecto, los procedimientos de gobernanza y gestión para la rápida implantación de la solución MaxBill. Descubrirá los enfoques característicos y «know-how» de MaxBill para el control de proyectos y la gestión de calidad, que aseguran que el desarrollo del proyecto se lleva a cabo según lo planificado.
Por último, pero no menos importante, responderemos a las preguntas más frecuentes que suelen plantear los responsables de la toma de decisiones.
Ahora, pasemos a los procesos.
Implantación rápida de facturación SaaS con MaxBill
¿Qué deben saber las empresas energéticas y de servicios públicos sobre esta metodología? Estos son los 5 puntos clave que los CEO, CIO y CTO deben conocer:
- Aunque el cliente recibe estimaciones y plazos iniciales, estos se revisan y ajustan tras cada iteración, garantizando la flexibilidad.
- Ejecución dinámica del proyecto, que permite cambios y mejoras a lo largo de todas las etapas, incluidas las fases avanzadas.
- Las funcionalidades pueden añadirse o eliminarse según evolucionen los requisitos, y el trabajo comienza tan pronto como se definen las necesidades empresariales y las funcionalidades clave.
- El desarrollo se organiza en sprints cortos, cada uno entregando un MVP seguido de pruebas para asegurar la alineación con los objetivos empresariales.
- Este proceso iterativo permite ajustes, pivotes o modificaciones completas basados en los resultados obtenidos y en la evolución de los conocimientos.
Los pagos se realizan según el trabajo entregado, y cada iteración culmina en un despliegue de producción, lo que asegura la entrega continua de valor y el perfeccionamiento iterativo.
Desglose de la implementación de facturación SaaS de MaxBill
En la primera fase de implantación, el concepto de implementación de la solución MaxBill OTB se presenta con objetivos y resultados claramente definidos, plazos, métodos de implementación y entregables.
En esta etapa, el objetivo principal es generar confianza en el cliente respecto a la capacidad del contratista para entregar con éxito el sistema propuesto, asegurando una colaboración fiable y eficiente.
Esto incluye verificar que la solución MaxBill es moderna y cumple con los estándares del sector, demostrando su capacidad para satisfacer las necesidades operativas del cliente.
Además, preparar al equipo del cliente para la próxima implementación del sistema es una prioridad clave, asegurando que cuenten con los conocimientos y la estructura necesarios para una transición sin contratiempos.
Al mismo tiempo, es fundamental definir el alcance del trabajo para el Producto Mínimo Viable (PMV), incluyendo sus requisitos de configuración, interconexión y localización. Esto establecerá una base sólida para la funcionalidad inicial del sistema, alineando las expectativas de todas las partes involucradas.
Además, el ejercicio delineará el alcance de alto nivel de las siguientes versiones, estableciendo una hoja de ruta clara para las futuras fases de desarrollo. En conjunto, estos objetivos buscan crear un marco completo, transparente y orientado al futuro para garantizar una ejecución exitosa del proyecto.
¿Qué obtienen los clientes tras la fase de implementación?
Al final, el cliente recibe un sistema MaxBill completamente instalado, que constituye la base para sus operaciones. La fase inicial de implementación está claramente definida con un alcance exhaustivo y detallado, garantizando que todas las partes interesadas estén alineadas con los entregables.
El sistema MaxBill se configura conforme al MVP establecido, proporcionando una solución personalizada que cumple con los requisitos inmediatos del cliente.
Además, el sistema entra en operación en Producción para los nuevos clientes, marcando un hito significativo en el proyecto. La migración de los clientes existentes se realiza en fases segmentadas, asegurando una transición fluida y con el mínimo impacto.
Finalmente, se define el alcance de alto nivel para la próxima versión, ofreciendo una hoja de ruta clara para futuras mejoras y un éxito operativo sostenible.
Métodos y entregables de la implementación de facturación SaaS
Una vez establecidas las bases mediante la implementación inicial y la configuración del MVP, la atención se centra en los métodos y entregables que impulsarán una implementación exitosa del sistema de facturación.
Estos métodos están diseñados para garantizar un enfoque estructurado, colaborativo y eficiente, alineando la implementación técnica con los objetivos operativos del cliente y minimizando riesgos.
Los métodos incluyen:
- Gobernanza del proyecto
- Entrega iterativa de funcionalidades
- Integración con sistemas de terceros
- Programa de formación y documentación
- Migración de datos
- Sistema y seguridad
- Plan de despliegue operativo
Analicemos algunos de ellos con más detalle.
El ‘know-how’ de MaxBill en la gobernanza de proyectos: política de Light Gating
La política de puertas ligeras de MaxBill se diseñó tomando como base las políticas de puertas existentes en el sector, pero el equipo las ha modificado y perfeccionado a partir de su experiencia para adaptarlas mejor a las necesidades del cliente y a la ejecución general del proyecto.
De este modo, la Política de Gating establece un equilibrio estratégico entre la velocidad del proyecto, la eficiencia presupuestaria y el nivel necesario de control, garantizando que la supervisión sea eficaz y esté alineada con los artefactos requeridos para el proyecto.
Este marco incluye los siguientes puntos de decisión o «puertas» (descripción de alto nivel):
- Puerta 7: Puesta en marcha del proyecto con la organización contratante
- Puerta 6: Cierre del proyecto
- Puerta 5: Finalización de los planes detallados
- Puerta 4: Inicio de la validación
- Puerta 3: Inicio de la primera aplicación en oficina
- Puerta 2: Disponibilidad general
- Puerta 1: Revisión posterior a la implementación
Cada puerta tiene objetivos definidos y cuenta con un comité de revisión (un grupo de personas previamente designado) que evalúa si todos los artefactos relacionados han sido entregados y si es posible proceder a la siguiente puerta.
El ‘know-how’ de MaxBill en el control de calidad: estándares de calidad
MaxBill posee un control de calidad superior. Nuestro «know-how» radica en las normas de calidad. El equipo ha desarrollado una escala de estándares de calidad aplicable a cada proyecto e historial de proyectos.
A lo largo del proceso, los equipos prueban cada entrega, aunque no siempre sea necesario realizar pruebas de rendimiento profundas y costosas, especialmente en el caso de modificaciones menores.
Para evitar confusiones sobre qué pruebas realizar, dónde y cuándo, el equipo selecciona el estándar de calidad adecuado basado en la escala desarrollada.
Póngase en contacto con nuestros profesionales para obtener información más detallada en relación con sus necesidades de facturación SaaS.
Migración de datos en el proceso de implementación de facturación SaaS
Obviamente, la migración de datos se inicia en las fases de desarrollo y configuración, pero la migración real para producción se lleva a cabo durante la ejecución del plan de despliegue en producción.
MaxBill cuenta con una metodología de migración de datos y herramientas específicas para la importación y validación de datos. Este enfoque incluye 6 aspectos fundamentales, entre ellos la selección del mejor escenario de migración adaptado a este cliente y proyecto en particular.
El proceso completo incluye, en términos generales, los siguientes pasos:
- Plan de migración de datos
- Definición del alcance de la migración de datos (por ejemplo, los clientes domésticos y las pymes serán migrados desde un único sistema heredado).
- Roles y responsabilidades
Integración con sistemas de terceros
Durante la fase de diseño, MaxBill determina los métodos y soluciones de integración precisos mediante el análisis de las capacidades de interconexión del sistema del cliente y de los requisitos descritos en el pliego de condiciones. Los entregables de esta fase incluirán un «Diagrama conceptual de integración» y descripciones detalladas de las interfaces, estructuradas en el formato especificado.
¿Cómo se consigue una integración sencilla?
La solución MaxBill garantiza una integración perfecta con sistemas de terceros gracias a su sólido marco de integración, que incluye un módulo de servidor de interfaz, API abiertas y un bus de mensajería basado en Kafka.
Este marco aprovecha la moderna arquitectura de microservicios, proporcionando API RESTful para acceder fácilmente a los principales objetos y funciones sin necesidad de modificar el código fuente.
Además, la consola web del servidor de interfaz permite la supervisión remota, la configuración del flujo de trabajo y la gestión de la interfaz, mientras que las API especializadas para CRM, gestión de pedidos, autenticación y formato de facturas admiten la integración con plataformas externas como portales web, aplicaciones móviles y sistemas ERP. Este enfoque integral garantiza la flexibilidad, la escalabilidad y el intercambio eficaz de datos.
Formación de los formadores del cliente
El equipo de MaxBill inicia la formación del equipo del cliente en las primeras fases del proceso de instalación, garantizando una comprensión clara de los fundamentos del proyecto. Este enfoque permite al cliente tomar decisiones informadas sobre las características esenciales necesarias para establecer un Producto Mínimo Viable (PMV) funcional, optimizado para un rendimiento fluido del sistema con una complejidad mínima.
MaxBill proporciona documentación del producto y materiales de formación que abarcan temas como el uso, la administración y la configuración.
Si tiene alguna pregunta sobre la implementación de una solución moderna de facturación y CRM, no dude en ponerse en contacto con nuestros profesionales.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuáles son las fases de integración y quién está involucrado en cada fase?
El proceso de integración incluye varias fases clave:
- Fase de diseño: MaxBill define los métodos de integración y crea el «Diagrama de Concepto de Integración» con descripciones de las interfaces. Las partes involucradas incluyen el equipo de MaxBill y los responsables técnicos del cliente.
- Fase de desarrollo y configuración: Se desarrollan las soluciones de integración basadas en las capacidades de interfaz y los requisitos establecidos. Colaboran los desarrolladores de MaxBill y el equipo de TI del cliente.
- Implementación en producción: Se lleva a cabo la integración real con sistemas externos y la migración de datos. Esto involucra a MaxBill, los integradores de sistemas y el equipo de operaciones del cliente.
2. ¿Dónde intervienen los integradores de sistemas?
Los integradores de sistemas desempeñan un papel clave durante la fase de implementación en producción, asegurándose de que los sistemas externos, como CRMs, ERPs o aplicaciones móviles, se integren de manera efectiva con el marco de trabajo de MaxBill. Ayudan a configurar las APIs y a garantizar una comunicación fluida entre los sistemas.
3. ¿Cómo cambia la responsabilidad entre el cliente y MaxBill en las diferentes etapas de la transformación?
- Etapas iniciales (diseño y desarrollo): MaxBill lidera la definición de métodos de integración, la gobernanza del proyecto y la formación del equipo del cliente.
- Implementación y despliegue: La responsabilidad se transfiere gradualmente al cliente, ya que su equipo se prepara para operar y mantener el sistema de forma independiente, respaldado por la formación y documentación de MaxBill.
- Post-implementación: El cliente asume la plena responsabilidad de las operaciones, mientras que MaxBill ofrece soporte continuo si es necesario.
4. ¿Cómo gestiona MaxBill las expectativas en las primeras etapas de interacción con la audiencia?
MaxBill gestiona las expectativas proporcionando estimaciones iniciales del proyecto y plazos, que se revisan y ajustan iterativamente. Además, el «Diagrama de Concepto de Integración» asegura claridad sobre el alcance del sistema y los requisitos de integración, fomentando la transparencia y la confianza.
5. ¿Cuándo y cómo se analizan las necesidades, y cómo se prepara la infraestructura?
Las necesidades se analizan durante la fase de diseño, cuando MaxBill evalúa las capacidades del sistema del cliente y el alcance descrito en el SOW (Declaración de Trabajo). La infraestructura se prepara mediante un desarrollo iterativo, con pruebas y ajustes continuos para garantizar que esté lista para la integración.
6. ¿Cómo garantizar que el sistema se integre bien con otros sistemas, y qué sistemas están involucrados?
La integración se logra a través del sólido marco de integración de MaxBill, que utiliza APIs abiertas, interfaces RESTful y un bus de mensajería basado en Kafka. Los sistemas comúnmente integrados incluyen CRMs, ERPs, portales web y aplicaciones móviles. Este marco garantiza escalabilidad, flexibilidad e intercambio seguro de datos.
7. ¿Cómo se organizan las pruebas y la validación de datos: comprobaciones regulares de rendimiento y calibraciones, garantizando la precisión de los datos?
Las pruebas y la validación se realizan en cada etapa del proyecto, utilizando estándares de control de calidad para determinar la profundidad necesaria de las pruebas. La validación de datos se lleva a cabo durante la migración de datos, utilizando herramientas propias de MaxBill para garantizar precisión y fiabilidad. Las comprobaciones de rendimiento se realizan en cada iteración para alinearse con los objetivos empresariales.
8. ¿Qué se hace en cuanto a la seguridad: implementación de soluciones para proteger contra amenazas cibernéticas y privacidad de datos?
MaxBill incorpora medidas de seguridad durante el diseño e implementación del sistema, como APIs seguras, controles de acceso y cifrado de datos. La Política de Gating asegura el cumplimiento de los estándares de la industria, mientras que la monitorización continua protege contra amenazas cibernéticas y garantiza la privacidad de los datos.
9. ¿Cuándo y cómo se analizan las necesidades, y cómo se prepara la infraestructura?
Las necesidades se analizan durante la fase de diseño, cuando MaxBill evalúa las capacidades del sistema y los requisitos del proyecto. La infraestructura se prepara de manera iterativa, con desarrollos cortos (sprints) que permiten pruebas continuas, retroalimentación y los ajustes necesarios.
